ProjektmanagementProjektdefinition:Ein Projekt kennzeichnet sich durch mehrere Faktoren. Ziele:Ein klares Merkmal eines Projekts ist die Zielvorgabe. Jedes Projekt hat ein eindeutiges Ziel. Hierbei wird noch zwischen Ziel und Zielerreichungskriterien unterschieden.Ein Ziel ist z.B. das Steigern des Umsatzes. Das Zielerreichungskriterium könnte sein: Bis Ende 2005 ist der Umsatz um mindestens 15% zu steigern. Das Ziel ist allgemeiner als das Zielerreichungskriterium. Beim Zielerreichungskriterium sollte man darauf achten, dass es eindeutig definiert, meßbar, erreichbar, realistisch und beeinflussbar ist. Das Ziel spiegelt die Erwartungen des Auftraggebers wider, die meist interpretierbar sind und erst durch die Zielerreichungskriterien konkret werden. Dabei sollte auch beachtet werden, dass sich ein Projekt nur lohnt, wenn die Anforderungen an die zu leistende Arbeit komplex genug sind, um den Aufwand des Projektmanagements und der Planung zu rechtfertigen. Begrenzende Foaktoren:Die begrenzenden Faktoren der Projektarbeit sind
Jedes Projekt muss zu einem bestimmten Termin fertiggestellt werden. Deshalb ist das Projektmanagement so wichtig. Ohne eine intensive Planungsphase lässt sich der Endtermin eines Projekts unmöglich vorhersagen. Für jedes Projekt stehen nur begrenzt Ressourcen zur Verfügung. D.h. Es muss mit dem Auftraggeber abgestimmt werden, wie viele und welche Personen in die Projektgruppe aufgenommen werden. In diesem Zusammenhang wird auch geklärt, wie hoch das zur Verfügung stehende Budget für das Projekt ist. 
Wird an einer Stelle etwas verändert, so verschiebt sich das gesamte Dreieck. Ist der Auftraggeber z.B. mit dem Endtermin nicht einverstanden, so muss überlegt werden, ob entweder das Budget erhöht wird, das kann auch bedeuten, dass mehr Personal eingesetzt wird, oder ob an der Qualität gespart wird. Die Entscheidung liegt in jedem Fall beim Auftraggeber, der Projektleiter muss ihm jedoch die verschiedenen Möglichkeiten vorstellen. Projektablauf:
Planungsphase:Die Plaungsphase besteht aus mehreren Schritten. Als erstes macht man sich Gedanken, welche Arbeitspakete überhaupt notwendig sind. Ein Arbeitspaket (AP) ist die kleinste Einheit, aus der ein Projekt besteht, ein solches AP sollte so angesetzt sein, das es möglichst von einer Person erledigt werden kann und überschaubar ist. Die Summe aller Arbeitspakte macht das Projekt aus. Wenn festgelegt ist, welche Arbeitspakete notwendig sind, kann der Projektstrukturplan (PSP) erstellt werden: Projektstrukturplan (PSP):
Beim PSP werden die notwendigen APs nur zusammengetragen. Man sollte hier nicht um jeden Preis versuchen, eine chronologische Reihenfolge für die Arbeitsschritte festzulegen. Man versucht allenfalls nach Themen zu gliedern. Der PSP liefert nur eine Übersicht über die Tätigkeiten, die für das Erreichen des Ziels erledigt werden müssen. Jedem AP wird eine Nummer zugeordnet. Man wählt dabei für das erste Thema die 10 und für das erste AP die 10.1. Das zweite Thema erhält die 20, so ist gewährleistet, dass vergessenen Themen leicht eingegliedert werden können. Prinzipiell kann die Nummerierung der APs willkürlich vollzogen werden, da sich ihre Reihenfolge aus dem Netzplan ergibt. Risikoanalyse:Die Risikoanalyse soll ermitterln, von wo aus die größte Gefahr ausgeht, das Projekt scheitern zu lassen. Dabei werden zuerst alle Personen und Instiutionen aufgeführt, die Einflusse auf den Verlauf des Projekts nehmen können. Dann muss man diese Risikofaktoren zuordnen, wie hoch ihr Risikopotential ist und wie hoch ihre Macht ist. Ein Mitarbeiter hat vielleicht hohes Risikopotential, aber geringe Macht und ist deshalb als unkritisch zu betrachten. Die Geschäftsführung hat große Macht, es ist aber davon auszugehen, dass dort niemand gegen das Projekt ist, somit ist sie ebenfalls unkritisch. Gefährlich wäre z.B. ein Abteilungsleiter, der große Macht und ein hohes Risikopotential hat. In diesem Fall muss sich der Projektleiter überlegen, ob der PSP so modifiziert werden kann, dass der Abteilungsleiter in eine andere Risikogruppe rutscht.
Arbeitspakete:Als nächstes muss jedes Arbeitspaket einzeln beschrieben werden. Der Arbeitspaketverantwortliche (APV) beschreibt die Einzelschritte und gibt die dafür notwendige Zeit an. Bei der Zeitangabe wird zwischen Aufwand und Arbeitstagen unterschieden. Der Aufwand ist die tatsächliche Anzahl an Stunden, die der APV für die Erledigung der Arbeit benötigt. Die Arbeitstage, die benötigt werden können sich vom Aufwand unterscheiden, da der APV einplanen muss, dass er nur begrenzte Zeit am Tag für das Projekt zur Verfügung hat. Jedes Arbeitspaket enthält Angaben zum Input und zum Output. Der Input zeigt, welche Arbeitspakete erledigt sein müssen, um mit dem jeweiligen AP zu beginnen. Im Output ist beschrieben, welches Ergebnis das AP liefert. Auf diese Weise sind für jedes AP die Abhängigkeiten geklärt und es lässt sich problemlos in den Netzplan eingliedern.Formular für Arbeitspakete Netzplan:Alle Arbeitspakete in chronologischer Reihenfolge und unter Berücksichtigung aller Abhäningkeiten ergeben den Netzplan. Jedes Arbeitspaket wird im Netzplan durch einen Knoten repräsentiert. Der Knoten enthält die Nummer des APs, den frühest möglichen Anfangstermin, den frühest möglichen Endtermin, den spätest möglichen Anfangstermin, den spätest möglichen Endtermin, die jewals benötigte Zeit in Tagen und den Zeitpuffer. Man beginnt den Netzplan mit dem ersten, bzw. den ersten Arbeitspaketen, die abgearbeitet werden müssen. Für diese APs ist der frühest mögliche Anfangstermin der Zeitpunkt des Projektstarts. Auf diesen Termin werden dann die benötigten Arbeitstage unter Berücksichtigung von Wochenenden, Feiertagen und geplanten Urlaub aufaddiert. So erhält man den frühest möglichen Endtermin. Ein Arbeitstag später ist dann der Zeitpunkt, an dem das darauf folgende AP beginnt. Ist der frühest mögliche Endtermin für das letzte AP berechnet, so ist zugleich der Endtermin des Projekts festgelegt. Von diesem Termin an rückwärts, werden die benötigten Arbeitstage auf die selbe weise subtrahiert.So wird für jeden Knoten der frühest mögliche Anfangs-und Endtermin berechnet. Die differenz zwischen frühest möglichen Anfangstermin und spätest möglichen Anfangstermin ist der sogenannte Puffer. Die Reihenfolge der Knoten bei denen kein Puffer zu verfüging steht nennt man "Kritischer Pfad".Bei den dort liegenden Arbeitspaketen muss der Projektleiter die Einhaltung der Fristen besonders kontrolieren. Knoten:
Netzplan-Beispiel: 
Lenkungsausschuss:Der Lenkungsausschuss ist das oberste beschlussfassende Gremium der Projektorganisation (Aufbauorganisation). In ihm sollten alle Projektbeteiligten (stakeholder) in geeigneter Weise vertreten sein. Die Minimalbesetzung des Lenkungsausschusses besteht aus dem Projektleiter und dem Geschäftsverantwortlichen / Auftraggeber. Es muss von Anfang an festgelegt sein, wie der Lenkungsausschuss Entscheidungen trifft. Der Lenkungsausschuss sollte sowohl zu festgelegten Berichtszeitpunkten als auch zu Meilensteinentscheidungen tagen.Meilensteine:Meilensteine sind Punkte, an denen eine Entscheidung über den weiteren Projektfortgang gefällt werden kann. So werden z.B. besonders wichtige Meilensteine als Gateway oder Review bezeichnet, bei deren Erreichen eine Review-Sitzung durchgeführt wird. Hierbei wird zunächst geprüft, ob die für diesen Meilenstein festgelegten Ergebnisse vorhanden sind. Außerdem wird eine Entscheidung gefällt, ob das Projekt wie geplant weitergeführt, abgebrochen oder in Teilen wiederholt wird.Ein Meilenstein ist immer ein Ereignis (Ergebnisse sind vorhanden, Entscheidung ist gefällt), von dem sich eindeutig feststellen lässt, ob es eingetreten ist oder nicht. Deshalb kann darauf eine objektive Ermittlung und Darstellung des Projektstatus sowie ein fundiertes Berichtswesen aufbauen. |